Inwentaryzator - ile kosztuje kolektor danych i jak dobrać go do wielkości majątku
Inwentaryzację kilkuset składników można jeszcze przeprowadzić przy pomocy wydrukowanych arkuszy, laptopa albo nawet telefonu. Gdy jednak majątek zaczyna liczyć kilka lub kilkanaście tysięcy pozycji rozmieszczonych w wielu pomieszczeniach, ręczne przepisywanie numerów inwentarzowych staje się jednym z najbardziej czasochłonnych elementów całego spisu. Właśnie w tym miejscu pojawia się inwentaryzator, czyli mobilny kolektor danych wyposażony w odpowiedni czytnik i oprogramowanie.
Przy wyborze takiego urządzenia łatwo skupić się wyłącznie na cenie. To jednak błąd. Tani terminal może być wystarczający dla urzędu posiadającego kilkaset komputerów i mebli, ale zupełnie nie sprawdzić się na hali produkcyjnej, gdzie urządzenie pracuje przez wiele godzin, jest narażone na kurz, upadki i niską temperaturę. Z drugiej strony zakup bardzo zaawansowanego kolektora RFID do niewielkiej jednostki z tysiącem oznaczonych kodami kreskowymi środków trwałych może być niepotrzebnym wydatkiem.
Najważniejsze jest więc dopasowanie urządzenia do liczby składników, sposobu ich oznaczenia i warunków, w których odbywa się spis.
Co to jest inwentaryzator i czym różni się od zwykłego skanera kodów?
Zwykły skaner kodów kreskowych jest przede wszystkim urządzeniem wejściowym. Odczytuje kod i przekazuje jego zawartość do komputera, programu kasowego albo innego systemu. Najczęściej nie posiada własnej rozbudowanej pamięci, ekranu pozwalającego prowadzić proces ani aplikacji obsługującej cały spis.
Inwentaryzator, nazywany również kolektorem danych lub terminalem mobilnym, jest natomiast samodzielnym urządzeniem. Łączy komputer mobilny, ekran, pamięć, system operacyjny, czytnik oraz aplikację wykorzystywaną podczas spisu.
Dzięki temu pracownik może poruszać się po budynku bez laptopa. Wybiera lokalizację, skanuje kolejne środki trwałe, sprawdza komunikaty aplikacji i zapisuje wyniki bezpośrednio w pamięci urządzenia.
Różnica jest szczególnie widoczna wtedy, gdy komisja trafia na składnik znajdujący się w innym miejscu niż wynika z ewidencji. Zwykły skaner przekaże numer. Aplikacja na kolektorze może dodatkowo poinformować użytkownika, że urządzenie było przypisane do innego pomieszczenia, pozwolić zarejestrować miejsce znalezienia i oznaczyć pozycję do późniejszego wyjaśnienia.
Inwentaryzator nie jest więc wyłącznie "lepszym skanerem". Jest mobilnym stanowiskiem pracy dla osoby wykonującej spis.
Skaner kodów kreskowych, QR czy RFID - co wybrać do konkretnego majątku?
Najważniejszym elementem kolektora jest technologia identyfikacji. Powinna odpowiadać oznaczeniom znajdującym się na majątku.
Najprostszym rozwiązaniem są klasyczne kody kreskowe. Dobrze sprawdzają się przy komputerach, meblach, urządzeniach, wyposażeniu biurowym oraz większości środków trwałych, do których pracownik może swobodnie podejść i skierować skaner na etykietę.
Kody QR pozwalają zapisać więcej informacji na mniejszej powierzchni, ale podczas typowej inwentaryzacji najczęściej nadal pełnią tę samą funkcję - przekazują do systemu jednoznaczny identyfikator składnika. Kolektor powinien w takim przypadku posiadać czytnik 2D.
RFID zmienia sposób wykonywania spisu znacznie bardziej. Znacznik radiowy nie musi znajdować się dokładnie na wprost czytnika. W odpowiednio zaprojektowanym systemie możliwe jest odczytywanie wielu oznaczeń bez konieczności celowania w każde z nich osobno.
W uproszczeniu dobór może wyglądać tak:
| Rodzaj majątku i procesu | Rozwiązanie |
|---|---|
| kilkaset urządzeń biurowych | kod kreskowy |
| komputery, meble, wyposażenie w wielu pokojach | kod kreskowy lub QR |
| kilka tysięcy środków trwałych | szybki kolektor 1D/2D |
| duża liczba podobnych składników | kod 2D lub RFID |
| majątek trudno dostępny | RFID może dać przewagę |
| dziesiątki tysięcy pozycji i duża presja czasu | warto przeanalizować RFID |
Nie oznacza to, że przy 5000 składników RFID automatycznie jest lepsze. Jeśli wszystkie etykiety są łatwo dostępne, a spis odbywa się raz w roku, dobry kolektor kodów kreskowych może być bardziej ekonomiczny. RFID zaczyna mieć największe znaczenie wtedy, gdy koszt ręcznego odnajdywania i pojedynczego skanowania składników staje się realnym problemem.
Jak dobrać inwentaryzator do wielkości majątku?
Sama liczba składników nie wystarczy do podjęcia decyzji. Pięć tysięcy komputerów rozmieszczonych w jednym biurowcu to zupełnie inny proces niż pięć tysięcy urządzeń i narzędzi znajdujących się w halach, magazynach i kilkunastu oddziałach.
Przy niewielkim majątku najważniejsza jest prostota. Nie ma sensu kupować bardzo rozbudowanego terminala, jeśli urządzenie będzie wykorzystywane przez kilka dni w roku do zeskanowania tysiąca łatwo dostępnych etykiet.
Przy kilku tysiącach pozycji zaczynają mieć większe znaczenie ergonomia, szybkość skanowania, jakość ekranu i czas pracy baterii. Każda sekunda tracona przy jednym odczycie pomnożona przez kilka tysięcy operacji zaczyna być zauważalna.
Przy bardzo dużej ewidencji należy analizować cały proces, a nie wyłącznie kolektor. Istotne staje się to, czy dane można podzielić pomiędzy kilka zespołów, czy kilka urządzeń może prowadzić spis równolegle, jak odbywa się synchronizacja i w jaki sposób system rozpoznaje składniki już sprawdzone.
Informacje dotyczące mobilnych urządzeń wykorzystywanych do spisu można znaleźć pod adresem:
https://www.pwsk.pl/inwentaryzacja/inwentaryzator/
Dobór warto więc rozpocząć od odpowiedzi na cztery pytania: ile składników będzie spisywanych, jak są oznaczone, w ilu lokalizacjach się znajdują i w jakich warunkach będzie pracował zespół.
Ile pozycji pomieści pamięć kolektora danych?
To pytanie było bardzo istotne w starszych urządzeniach wyposażonych w niewielką pamięć. We współczesnych terminalach problemem zazwyczaj nie jest sama liczba numerów inwentarzowych, lecz sposób działania aplikacji i organizacja bazy.
Pojedynczy rekord inwentaryzacyjny zajmuje niewiele miejsca. Nowoczesne kolektory mogą więc obsługiwać bardzo duże zbiory danych, a systemy inwentaryzacyjne są projektowane z myślą o pracy z tysiącami lub dziesiątkami tysięcy pozycji.
Znacznie ważniejsze pytanie brzmi: czy urządzenie będzie działało płynnie po załadowaniu całej bazy?
Jeżeli aplikacja musi jednocześnie obsługiwać 30 000 kartotek zawierających dodatkowe informacje o lokalizacji, użytkowniku, nazwie, numerze seryjnym i statusie, znaczenia nabierają pamięć operacyjna, procesor i jakość samego oprogramowania.
W dużych organizacjach dobrym rozwiązaniem może być podział danych. Zespół odpowiedzialny za jeden budynek nie musi mieć na kolektorze pełnej bazy wszystkich środków trwałych znajdujących się w kilkudziesięciu oddziałach. Ograniczenie zakresu przyspiesza pracę i zmniejsza ryzyko pomyłek.
Nie należy więc kupować urządzenia na podstawie deklaracji "pomieści 100 000 kodów". Istotniejsze jest to, jak zachowuje się podczas rzeczywistej pracy z bazą o wielkości odpowiadającej majątkowi konkretnej jednostki.
Czy inwentaryzator musi mieć dostęp do Wi-Fi?
Nie zawsze. To jedna z ważniejszych różnic pomiędzy urządzeniem przeznaczonym do rzeczywistego spisu a rozwiązaniem działającym wyłącznie w idealnych warunkach biurowych.
Inwentaryzacja może odbywać się w piwnicy, archiwum, magazynie, hali technicznej czy budynku, w którym sieć bezprzewodowa nie obejmuje wszystkich pomieszczeń. System uzależniony od stałego dostępu do internetu może w takich miejscach powodować poważne problemy.
Warto więc sprawdzić, czy kolektor i aplikacja potrafią prowadzić spis offline, przechowywać wyniki lokalnie i przesłać je do głównej bazy dopiero po odzyskaniu połączenia.
Przy większych obiektach jest to szczególnie ważne. Zasięg Wi-Fi, który wystarcza pracownikom biurowym, nie musi obejmować magazynów, klatek technicznych czy pomieszczeń gospodarczych.
Piwnica, hala, mróz - dlaczego klasa IP kolektora ma znaczenie?
Urządzenie wykorzystywane dwa razy w roku w urzędzie nie musi spełniać takich samych wymagań jak kolektor używany codziennie w magazynie lub zakładzie produkcyjnym.
W trudnych warunkach trzeba zwrócić uwagę na odporność obudowy na pył i wodę, deklarowany zakres temperatur pracy, odporność na upadki oraz jakość ekranu i przycisków. Właśnie tutaj znaczenie mają klasy IP.
IP54, IP65 i IP67 nie są marketingowymi nazwami poziomu wytrzymałości, lecz oznaczeniami określającymi stopień ochrony obudowy przed ciałami stałymi i wodą. Nie oznacza to jednak, że zawsze należy kupować urządzenie z najwyższym dostępnym IP.
Do inwentaryzacji w typowych pomieszczeniach biurowych wysoki stopień szczelności może nie dawać praktycznej korzyści. Na hali, w zapylonym magazynie, chłodni albo przestrzeni, w której urządzenie może być narażone na wodę, sytuacja wygląda inaczej.
Szerzej sposób interpretowania klas szczelności opisano pod adresem:
https://www.pwsk.pl/blog/normy-szczelnosci-ip-co-oznaczaja-i-jak-dobrac-je-do-warunkow-pracy/
Przed wyborem kolektora warto więc przejść trasę przyszłego spisu i odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakim najtrudniejszym miejscu urządzenie będzie musiało działać. To często daje więcej informacji niż sama tabela parametrów technicznych.
Od czego zależy cena inwentaryzatora?
Cena kolektora jest wypadkową kilku elementów i właśnie dlatego porównywanie urządzeń wyłącznie na podstawie kwoty może prowadzić do błędnych wniosków.
Pierwszym czynnikiem jest typ czytnika. Urządzenie obsługujące podstawowe kody kreskowe będzie miało inną konstrukcję niż kolektor z szybkim skanerem 2D, a jeszcze inną niż terminal wyposażony w czytnik RFID UHF.
Drugim jest klasa urządzenia. Kolektor przeznaczony do pracy biurowej nie wymaga takiej obudowy, zabezpieczeń i odporności jak terminal przemysłowy przeznaczony do wielozmianowej pracy na hali.
Trzecim elementem są parametry użytkowe: procesor, pamięć, ekran, akumulator, ergonomia, szybkość odczytu i system operacyjny.
Czwartym - i często pomijanym - jest oprogramowanie. Sam terminal nie przeprowadzi inwentaryzacji. Musi działać na nim aplikacja umożliwiająca pobranie kartotek, wskazanie lokalizacji, zapis spisu, wykrywanie niezgodności i późniejszą wymianę danych z systemem centralnym.
Do kosztu całego rozwiązania mogą więc należeć:
-
kolektor danych,
-
aplikacja mobilna,
-
program stacjonarny lub serwerowy,
-
etykiety,
-
ewentualna drukarka,
-
wdrożenie i konfiguracja,
-
dodatkowe urządzenia dla kolejnych zespołów,
-
RFID, jeśli firma wybierze tę technologię.
Dlatego odpowiedź na pytanie "ile kosztuje inwentaryzator?" powinna zaczynać się od ustalenia potrzeb, a nie od wskazania jednego modelu.
Czy zamiast kolektora wystarczy zwykły smartfon?
W najmniejszych organizacjach - czasami tak. Współczesny telefon potrafi odczytywać kody kreskowe i QR za pomocą aparatu, a odpowiednia aplikacja może zapisywać wyniki spisu. Jeśli firma posiada kilkaset składników i wykonuje inwentaryzację sporadycznie, taki wariant może być wystarczający.
Różnica zaczyna być widoczna przy intensywnej pracy.
Aparat telefonu nie jest projektowany do wykonywania kilku tysięcy szybkich odczytów. Każdy kod trzeba odpowiednio ustawić w polu widzenia, autofocus musi złapać ostrość, a pracownik zazwyczaj obsługuje ekran dotykowy. Profesjonalny moduł skanujący reaguje znacznie szybciej i jest przeznaczony właśnie do seryjnej identyfikacji.
Kolektor jest również bardziej ergonomiczny. Fizyczny przycisk skanowania pozwala wykonywać setki operacji bez ciągłego dotykania ekranu. Przemysłowe terminale mogą być odporne na upadki, pył i wilgoć, a ich akumulatory są projektowane z myślą o długiej pracy.
Smartfon jest więc dobrym punktem startowym wtedy, gdy skala jest mała i warunki łatwe. Wraz ze wzrostem liczby pozycji koszt czasu pracownika staje się jednak ważniejszy od oszczędności wynikającej z wykorzystania urządzenia, które firma już posiada.
Jaki inwentaryzator wybrać przy tysiącu, pięciu tysiącach i kilkudziesięciu tysiącach pozycji?
Przy około tysiącu łatwo dostępnych składników oznaczonych kodami kreskowymi najważniejsza będzie prostota. Dobry kolektor 1D/2D z aplikacją do spisu powinien zapewnić wystarczający komfort pracy.
Przy kilku tysiącach pozycji trzeba zwrócić większą uwagę na szybkość czytnika, ergonomię, baterię, możliwość pracy offline oraz sposób obsługi lokalizacji. Jeśli majątek jest bardzo rozproszony lub trudno dostępny, warto dodatkowo przeanalizować RFID.
Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu tysiącach składników najważniejszy staje się cały system. Liczy się możliwość równoległego wykorzystania kilku kolektorów, podział zadań pomiędzy zespoły, synchronizacja danych i automatyczne przygotowanie różnic inwentaryzacyjnych.
Właśnie dlatego nie istnieje jeden najlepszy inwentaryzator dla każdego. Urządzenie powinno odpowiadać skali majątku oraz sposobowi prowadzenia spisu. Najdroższy kolektor nie naprawi źle przygotowanej ewidencji, a najtańszy może pozornie ograniczyć koszt zakupu, ale zwiększyć liczbę godzin potrzebnych do wykonania każdej inwentaryzacji.
Przed zakupem warto więc przetestować nie sam skaner, ale pełny proces: import danych, wybór lokalizacji, odczyt kilkudziesięciu różnych etykiet, pracę bez sieci, wykrycie składnika w niewłaściwym miejscu, zapis wyników i ich późniejsze przesłanie do programu.
Dopiero taki test pokazuje, czy urządzenie rzeczywiście skróci spis, czy będzie jedynie kolejnym elementem wyposażenia komisji.
Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających inwentaryzację, kolektorach danych, kodach kreskowych i RFID można znaleźć na stronie:
Komentarze (0)