Kiedy karta charakterystyki jest obowiązkowa i jakie są sankcje za jej brak?

Kiedy karta charakterystyki jest obowiązkowa i jakie są sankcje za jej brak?

• 28 maja 2025
• REDAKCJA ROR.PISZ.
• Kariera i biznes
• 0

Bezpieczeństwo w pracy z chemikaliami nie bierze się znikąd. Każdy produkt zawierający substancje chemiczne – od płynu do spryskiwaczy po klej przemysłowy – może stanowić zagrożenie, jeśli nie wiemy, jak z nim postępować. Właśnie dlatego powstała karta charakterystyki. To nie tylko obowiązek prawny, ale przede wszystkim sposób na ochronę zdrowia pracowników, użytkowników i środowiska. W tym artykule wyjaśnimy, kiedy trzeba ją mieć, kto za nią odpowiada i co grozi, gdy jej brakuje. Sprawdź, czy Twoja firma działa zgodnie z przepisami i nie naraża się na niepotrzebne ryzyko.

Czym jest karta charakterystyki i dlaczego ma znaczenie w obrocie chemikaliami?

Karta charakterystyki to dokument, który zawiera szczegółowe informacje o substancji chemicznej lub mieszaninie. Mówi nam, jak dany produkt działa, jakie niesie zagrożenia, jak go bezpiecznie używać, przechowywać, transportować, a także co robić w razie wypadku. Bez niej nie sposób ocenić ryzyka zawodowego czy odpowiednio przeszkolić pracowników. Karta składa się z 16 sekcji i powinna być napisana w języku kraju, do którego trafia produkt – w Polsce oczywiście po polsku.

To nie jest zwykły dodatek do dokumentacji. To podstawowe narzędzie służące ochronie zdrowia i życia ludzi. Bez niej nie sposób mówić o odpowiedzialnym obrocie chemikaliami. Przedsiębiorcy powinni traktować ją jak inwestycję, a nie przykry obowiązek. Odpowiednio opracowana karta zwiększa zaufanie klientów, ułatwia współpracę z kontrahentami i minimalizuje ryzyko prawne.

Kiedy karta charakterystyki jest obowiązkowa zgodnie z przepisami REACH i CLP?

Obowiązek dostarczania karty charakterystyki reguluje rozporządzenie REACH (1907/2006) oraz rozporządzenie CLP (1272/2008). W skrócie – karta jest wymagana wtedy, gdy produkt zawiera substancje zaklasyfikowane jako niebezpieczne. Ale to nie wszystko. Nawet jeśli produkt nie jest formalnie niebezpieczny, ale zawiera np. substancje bardzo niepokojące (SVHC) w stężeniu powyżej 0,1%, też trzeba dołączyć kartę.

Obowiązek dotyczy producentów, importerów, dystrybutorów, a nawet firm, które tylko używają chemikaliów w swojej działalności. Co więcej, niektóre mieszaniny kosmetyczne, środki czystości czy artykuły przemysłowe także mogą wymagać karty – nawet jeśli trafiają do konsumenta końcowego. Trzeba więc być czujnym i znać dokładny skład oraz klasyfikację każdej substancji.

Kiedy karta charakterystyki jest obowiązkowa dla produktów niebezpiecznych?

Nie każdy produkt chemiczny jest oczywiście niebezpieczny. Jednak nawet wtedy, gdy nie spełnia formalnych kryteriów zagrożenia, karta może być wymagana. Przykładowo, jeśli klient wyraźnie o nią poprosi – masz obowiązek ją dostarczyć. Również w sytuacji, gdy produkt zawiera dodatki mogące powodować działania długofalowe, jak alergie skórne czy toksyczność dla organizmów wodnych.

W Polsce popularne są przypadki, kiedy firmy importują produkty z Chin lub Turcji bez karty charakterystyki, bo "tam nie była potrzebna". To błąd. Jeśli sprowadzasz coś do Unii, to Ty jesteś odpowiedzialny za dokumentację – nie producent zza granicy. Trzeba sprawdzić każdy przypadek osobno i nie ufać "na słowo" zagranicznym dostawcom.

Jakie są sankcje za brak karty charakterystyki lub podanie nieprawdziwych informacji?

Brak karty charakterystyki albo jej nieprawidłowe przygotowanie może skończyć się bardzo poważnie. W Polsce sankcje nakładają m.in. Inspekcja Sanitarna, Inspekcja Ochrony Środowiska czy Państwowa Inspekcja Pracy. Najczęściej są to kary finansowe – od kilku tysięcy do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Ale to nie wszystko. W skrajnych przypadkach może dojść do wstrzymania obrotu produktem, a nawet do wycofania go z rynku.

Poważnym błędem jest też kopiowanie kart z Internetu lub opieranie się na przestarzałych wersjach. Jeśli karta zawiera nieprawdziwe informacje, to traktowane jest to jak wprowadzenie w błąd – a to może być podstawą do pozwu cywilnego, zwłaszcza gdy dojdzie do szkody zdrowotnej. Warto zainwestować w rzetelną analizę i przygotowanie dokumentu przez specjalistę.

Jak wygląda kontrola karty charakterystyki przez polskie organy nadzoru?

Kontrola dokumentacji chemicznej może przyjść nagle i bez ostrzeżenia. Inspektorzy w Polsce coraz częściej sprawdzają poprawność kart charakterystyki, szczególnie w branży produkcyjnej, transportowej, magazynowej i budowlanej. Na celowniku są również firmy importujące z Azji oraz dostarczające środki czystości lub produkty chemii gospodarczej.

Podczas kontroli urzędnik może poprosić o:

• aktualne wersje kart,

• potwierdzenie ich dostarczenia do klientów,

• dowody na zgodność klasyfikacji z REACH/CLP.

Jeśli nie jesteś przygotowany – masz problem. Warto prowadzić elektroniczne archiwum, mieć dokumentację gotową do druku i przesłania mailem. Nie czekaj do ostatniej chwili – kontrole bywają szybkie, konkretne i bezlitosne.

Kiedy karta charakterystyki musi zostać zaktualizowana i jak to zrobić prawidłowo?

Prawo unijne jasno mówi: karta musi być aktualizowana zawsze, gdy pojawią się nowe dane dotyczące zagrożeń, sposobu użycia lub środków ochronnych. Może to być np. nowa klasyfikacja substancji, zmiana limitów narażenia zawodowego albo wprowadzenie alternatywnej nazwy handlowej. Firma ma obowiązek wprowadzić zmiany bez zbędnej zwłoki, a jeśli produkt jest już na rynku – ma 12 miesięcy na dostarczenie nowej wersji do klientów.

Nie wolno lekceważyć aktualizacji. Przestarzała karta to jak przeterminowana recepta – może wyrządzić więcej szkody niż pożytku. W Polsce coraz więcej firm korzysta z programów komputerowych, które automatycznie przypominają o zmianach w przepisach i aktualizują treść karty zgodnie z najnowszymi wytycznymi.

Jakie są dobre praktyki w przygotowaniu i udostępnianiu karty charakterystyki?

W Polsce coraz więcej przedsiębiorstw podchodzi profesjonalnie do kwestii dokumentacji chemicznej. Dobre praktyki obejmują:

• przygotowywanie kart przez certyfikowanych specjalistów,

• tłumaczenia wykonywane przez osoby znające język techniczny i przepisy,

• udostępnianie kart online, np. na stronie producenta lub w systemach B2B,

• prowadzenie rejestru i archiwizacji wersji historycznych,

• regularne szkolenia pracowników w zakresie odczytywania kart.

To się po prostu opłaca. Klienci, kontrahenci i instytucje kontrolne od razu widzą, kto działa zgodnie z zasadami. A zaufanie w biznesie chemicznym to połowa sukcesu.

Kiedy karta charakterystyki staje się kluczowa dla reputacji i zaufania firmy?

Nie chodzi już tylko o przepisy. Świadomość społeczna dotycząca bezpieczeństwa produktów rośnie z każdym rokiem. Coraz więcej klientów – zarówno indywidualnych, jak i biznesowych – oczekuje pełnej informacji o tym, z czego składa się dany produkt i jak bezpiecznie go używać. W przetargach publicznych czy dużych kontraktach międzynarodowych brak poprawnej karty charakterystyki to często powód odrzucenia oferty.

Karta staje się więc nie tylko obowiązkiem, ale też elementem przewagi konkurencyjnej. Firma, która działa przejrzyście i zgodnie z przepisami, buduje wiarygodność. A w dzisiejszym świecie – to najcenniejszy kapitał.